Firma Digital para cerrar negocios en el siglo XXI

El servicio de Firma Digital representa un salto enorme en la mejora de la experiencia del usuario, fortaleciendo además la autenticidad y seguridad de los contratos, al incluir un sello de tiempo que permite saber la fecha y hora exacta en la que se firmó un documento.

En este contexto de “nueva normalidad” en el que vivimos, ¿qué empresa no está buscando formas de trabajar de manera más inteligente y rápida, mejorando además la experiencia de sus clientes? Como ya quedó demostrado, una forma de hacer más con menos es añadir tecnología a nuestros procesos. Hasta aquí no he dicho nada nuevo: antes de la pandemia, las compañías más innovadoras ya habían automatizado tareas y simplificado procesos para enfocarse en generar valor en vez de dedicarle tiempo a labores administrativas y repetitivas de poco valor. “Time is money”, como dijo Benjamin Franklin en un ensayo de 1748, por lo que invertir horas en labores más productivas resulta altamente más rentable, sin duda.

Entonces, en un contexto de transformación digital, en el que buscamos acelerar los procesos y mejorar la experiencia del usuario, ¿cómo podemos hacer que los clientes firmen documentos de manera más ágil? El modelo tradicional es engorroso: enviar un correo con el documento adjunto, para que el cliente imprima una copia, la firme, la escanee y la adjunte en otro correo de respuesta. Parece prehistoria. Hoy, el uso de la firma digital se ha extendido desde su nacimiento, en el año 2000, con la aprobación de Ley Federal de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (E-SIGN). A decir de Statista, entre 2012 a 2017, se pasó de 89 millones de transacciones firmadas de forma digital a 754 millones en todo el mundo.

Con el uso cada vez mayor de plataformas electrónicas para reducir el papeleo, se proyecta que el mercado global de firmas digitales, valorizado en 2019 en US$1.535 millones, alcanzará los IS$23.950 millones para el 2030. ¿Por qué este salto exponencial? Las firmas digitales no solo ayudan a ahorrar tiempo y gastos de papel, sino que también hacen que las transacciones sean más seguras. Por otro lado, son legalmente vinculantes. Por lo tanto, si trabajas en una empresa que trabaja con una gran cantidad de documentos físicos a diario, deberías considerar la adopción de firmas digitales. No solo allanarán el camino hacia un futuro sin papel, sino que también harán que el flujo de trabajo sea más eficiente y productivo.

El desafío: la autenticidad

Es importante tener en cuenta que, cuando hablamos de documentos electrónicos, el desafío está en poder definir la autenticidad de los archivos. Esa es la principal fortaleza del servicio de Firma Digital, cuya función principal es garantizar la autenticidad de un documento con diversas herramientas, generando la aprobación irrefutable y la conformidad automática del creador del documento digital original. Otra ventaja es que este servicio, a diferencia de una rúbrica manual, posee mayores garantías.

La Firma Digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. Este mecanismo criptográfico, a diferencia de una firma tradicional, no es un nombre, sino que es un código que consta de dos “claves” o secuencias de caracteres separadas. Al aplicar estos mecanismos criptográficos al contenido de un archivo o documento, se le demuestra al receptor que:

• El emisor del mensaje es real (autenticación)
• No se puede negar el envío (no repudio)
• El mensaje no ha sido alterado (integridad)

En el Perú, la Firma Digital está sujeta al control de la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) del Indecopi, debido a que se requiere de una gestión para que el titular, persona natural o jurídica, pueda obtenerla. Así mismo, es importante entender que las firmas digitales son generadas a partir de certificados digitales, que son emitidos conforme al Decreto Supremo N° 052-2008-PCM Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales, por entidades de certificación acreditadas por la Autoridad Administrativa Competente, siendo esta última el Indecopi.

El certificado le otorga un par de claves (una pública y otra privada) a una persona, asegurando su identidad digital. Con esa identidad la persona podrá ejecutar acciones de comercio y gobierno electrónico con seguridad, confianza y pleno valor legal. Es decir, no solo se trata de añadirle tecnología a un trámite, se trata de transformar por completo un proceso, mejorando el mecanismo y fortaleciendo la propuesta de valor por completo.

Implementación en la empresa

Este servicio se puede aplicar en todos los sectores como salud, banca y seguros, en áreas como legal, ventas y recursos humanos, o en la administración pública en general. En esa línea, si está evaluando cómo implementar la Firma Digital en su empresa, es recomendable tomar en cuenta cuatro factores para despejar dudas a la hora de tomar una decisión.

1. Accesibilidad: si lo que se busca es la aprobación de un documento, la Firma Digital permite acumular evidencias en comparación con cualquier otro sistema tradicional para verificar la identidad del firmante. Por lo tanto, lo primero que se debe determinar es qué tipo de firma se va a requerir, todo en función de las necesidades de una organización.
2. Identificación: el servicio de Firma Digital podrá recoger suficientes evidencias para probar la identidad del firmante si es requerida en nuevas ocasiones. La mejor opción para este paso de identificación dependerá del tipo de transacción, el riesgo involucrado y si se está tratando con un cliente nuevo o existente.
3. Garantía de lectura: es necesario poder garantizar que el firmante pueda ver y saber exactamente lo que está firmando, concepto conocido como WYSIWYS (What You See Is What You Sign) o “lo que ves es lo que firmas”.
4. Formularios: como parte del proceso de Firma Digital se pueden agregar campos al documento para que los firmantes completen información. Esto se aplica mucho en el sector salud, en el que el paciente firma consentimientos. También son especialmente útiles para obtener legitimidad jurídica en el tratamiento de los datos personales.

Ventajas de la firma digital

Si aún le quedan dudas de la potencia del servicio de Firma Digital, es necesario mencionar que este instrumento posee la misma validez y eficacia jurídica que la firma manuscrita. En ese aspecto, es necesario tomar en cuenta todo lo que se puede alcanzar con el servicio de firmas digitales en la nube de CANVIA, que, entre otras cosas, permite firmar digitalmente cualquier documento de forma sencilla, rápida y desde cualquier dispositivo móvil, garantizando siempre la seguridad en las transacciones. Dicho esto, CANVIA ha identificado una serie de ventajas en la Firma Digital que no se deben dejar pasar:

1. El servicio de CANVIA cumple con la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, por lo que su servicio está inscrito en la IOFE de Indecopi.

2. En CANVIA contamos con socios especialistas en derecho informático (fedatarios juramentados en informática) que actúan como peritos ante el Poder Judicial para certificar un documento firmado digitalmente.

3. La solución de firmas digitales de CANVIA incluye un gestor de documentos, y el alojamiento en la nube de CANVIA.

4. Además, se incluye la integración de servicio de archivo de documentos en las bóvedas de microformas de CANVIA, un servicio con valor legal que se encarga de digitalizar y guardar un documento físico o digital.

5. Cada firma digital incluye un sello de tiempo (Time Stamping) que permite conocer la fecha y hora exacta en que se firmó digitalmente un documento.  

Ya lo saben, si buscan hacerle más fácil la vida a sus clientes, consumidores y usuarios, solicita el servicio de Firma Digital de CANVIA.