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TENDENCIAS / Estrategia

RPA: TU PUERTA DE INGRESO A LA DIGITALIZACIÓN

02-05-2019 Estrategia

La automatización de procesos podría agregar no solo eficiencia en el desempeño de tu organización, sino ahorro de costos, tiempo y esfuerzo, sin olvidar que podría reenfocar las prioridades de tus colaboradores en proyectos que agreguen valor a tu propuesta de negocio.

En América Latina, incluso en algunos países desarrollados, la automatización de procesos es aún un camino por recorrer. Actualmente existe mucho desconocimiento respecto del concepto que implica el automatizar procesos, porque, además de reunir conceptos relacionados a la transformación de las organizaciones, expresa también mitos y temores entre los colaboradores. Y, precisamente, para desmitificar esta solución tecnológica, es importante comprender en qué consiste realmente la automatización de procesos, y cómo se integran los procesos de automatización a las operaciones de una compañía en el día a día.

En términos sencillos, automatizar un proceso significa sustituir las actividades manuales por una herramienta que realice esas mismas funciones de forma automática como, por ejemplo, prácticas que requieren cálculos manuales o de digitación, interacciones para el funcionamiento de las operaciones, o acciones netamente burocráticas. Si bien se trata de procesos clave del negocio, estos no necesariamente agregan valor para la empresa. Por el contrario, los colaboradores podrían invertir su tiempo y energía en proyectos innovadores, mientras que un software inteligente resuelve de manera automática el trabajo manual.

Este enfoque va en línea con los cambios en los modelos de negocio de las grandes empresas. Por ejemplo, hace poco leí una declaración interesante del gerente de innovación de un gran banco, que decía que están redefiniendo el formato de sus oficinas para dar otro tipo de asesorías, más relacionadas a temas de inversión, atención a pymes y banca empresa, por lo que pronto habrá oficinas en las que ya no habrá ventanillas de atención, porque el 99% de las operaciones tradicionales se podrán ejecutar en la app. Y así pasa en casi todas las industrias:

la automatización está revolucionando la eficiencia de las empresas en beneficio de la productividad, ya que ofrece grandes ahorros en términos de tiempo, esfuerzo y costo.

 

INTEGRACIÓN DE RPA

La Automatización Robótica de Procesos, más conocida por sus siglas en inglés (RPA, Robotic Process Automation) no es nada que no ocurra desde hace algunos años en las empresas. El término RPA se acuñó a principios del año 2000, como la evolución de tecnologías como screen scrapping y la automatización de flujos de trabajo, e incorporó otras como reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ahora, para el año 2021, la consultora Forrester estima habrá más de 4 millones de robots haciendo diferentes tipos de tareas de oficina o de ventas. Y, al automatizar algunos procesos, sobre todo los de back-office, las empresas mejoran los costos operativos, la velocidad, la precisión y el volumen de rendimiento.

Porque, a diferencia de lo que vimos en Terminator, los robots no son malvados. Por el contrario, no se cansan, no se enferman, no duermen y son, dependiendo de cómo los entrenen, sumamente precisos. En ese sentido, la automatización de procesos puede realizarse en cualquier tipo de organización. La pregunta es, ¿por dónde empezar? Claramente, la respuesta es priorizar aquellos procesos que demanden la coordinación de muchos participantes con actividades repetitivas y que utilicen diferentes sistemas de información. Además, priorizar aquellos que demandan más riesgo y control de la empresa.

Respecto del éxito de automatizar los procesos, podemos decir que la probabilidad va más allá de usar el mejor software o la mejor tecnología. Para ese fin, desde el primer momento, se debe dejar en claro cuál es el propósito que busca la organización con la automatización, qué se desea lograr y cómo contribuye ésta en la estrategia de mercado. Porque el proceso necesitará del involucramiento de todos los colaboradores, desde los líderes hasta los responsables de monitorear del software. Lejos de pensar que serán reemplazados por un software, el colaborador debe redefinir sus capacidades en beneficio del nuevo modelo.

NUEVA CULTURA

Es recomendable que el colaborador participe desde el diseño hasta la implementación del sistema de automatización. Esto hará que sienta suyo el proyecto, lo cuide y ejecute con orgullo. Un proceso de cambio puede ser costoso para algunos colaboradores, tanto por costumbre a una manera anterior de hacer las cosas, como por temor de fallar en las primeras semanas de la implementación. Por ello, es clave para no tener retrocesos, sobrecostos o fallas en el proceso de integración, el redefinir la cultura de la empresa, recompensando los pequeños logros en el proceso de aprendizaje y compromiso con la automatización.

Porque automatizar un proceso significa también cambiar la forma de trabajar y esto puede ser duro, de cara a los colaboradores que llegaron a su zona de confort, a los que les costará salir de ella. Recordemos que las personas  a veces se acostumbra a hacer las cosas de una manera y en ocasiones algunos colaboradores intentarán retroceder o regresar al proceso manual. Es allí donde la alta dirección, comprometida con el cambio, se debe mantener firme y estar dispuesta a empujar el proceso, logrando la participación de todos los colaboradores.

Como vemos, son muchas las aristas a tener en cuenta, sobre todo en términos de implementación.

Por ese motivo, si estás pensando en automatizar un proceso, e introducir tecnología RPA, hazlo de la mano de expertos en el tema, con conocimiento no solo del negocio y la tecnología, sino de cultura. Ven a CANVIA y transforma la forma en la que haces negocios.

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